Whistleblower ordning

Formålet med whistleblower-ordningen i Timersoqatigiit Kattuffiat er, at en uvildig part kan tage imod og behandle informationer om uregelmæssigheder, som ikke kan håndteres inden for den eksisterende organisation.

Medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer eller idrætsudøvere i organisationens medlemsforeninger, der er bekendt med, at der foregår besvigelser eller uregelmæssigheder af væsentlig karakter i organisationen, kan således indberette deres viden om særlige forhold, der ikke vurderes at kunne håndteres af de allerede eksisterende ledelsessystemer, herunder via sekretariatet for Timersoqatigiit Kattuffiat.

Alle medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer, aktive idrætsudøvere og ledere i organsiationens medlemsforeninger er omfattet af whistleblower-ordningen og kan dermed både indberette forhold til systemet samt blive udsat for undersøgelse.

Timersoqatigiit Kattuffiat opfordrer dig til at indberette ulovlig adfærd, overtrædelser eller mistanke om alvorlige overtrædelser i forbindelse med forhold, som kan påvirke Timersoqatigiit Kattuffiat som helhed eller enkeltpersoners liv og helbred, f.eks. Overtrædelse af Timersoqatigiit Kattuffiat’ interne politikker. Det er ikke muligt at opstille en udtømmende liste over de aktiviteter, som kunne falde ind under disse områder. Timersoqatigiit Kattuffiat forventer, at du indberetter eventuelle mistanke, du måtte have, i god tro inden for områder såsom:

1. A) kriminelle handlinger
2. B) brug af unfair eller vildledende handlinger og praksisser, herunder:

• Afgivelse eller accept af afgivelse af falske eller vildledende udtalelser om Timersoqatigiit Kattuffiat’ forhold eller kontraktpartnere
• Upassende indflydelse på andre med henblik på at opnå eller belønne fordelagtig behandling, herunder at give eller tilbyde bestikkelse, udbetalinger eller returkommission
• Bevidst brug af upræcise eller vildledende rapporter, certificeringer, påstande eller erklæringer

1. C) udøvelse af diskrimination eller chikane herunder også seksuel chikane
2. D) ulovlig adfærd i forbindelse med regnskabsførelse, interne regnskabskontroller, revision og finansielle forhold, bedrageri, underslæb, dokumentfalsk, regnskabsmæssig manipulation
3. E) væsentlige brud på miljøregler og forurening af miljøet
4. F) væsentlig overtrædelse af arbejdsmiljøforhold og brud på arbejdssikkerheden
5. G) overtrædelse af Timersoqatigiit Kattuffiat’ regler for god adfærd, f.eks. voldelig optræden og trusler mod andre
6. H) overtrædelse af Timersoqatigiit Kattuffiat’ retningslinjer om indtagelse af alkohol og stoffer herunder doping, hvis der er risiko for, at en sådan overtrædelse kan have afgørende betydning for personers liv og helbred
7. I) forsøg på at forhindre, at ovenstående bliver bragt frem i lyset

Forhold, som ikke kan indberettes i henhold til whistleblower-politikken, omfatter mindre alvorlige forhold såsom:

1. A) klager vedrørende daglige personaleforhold eller rutinemæssige medarbejderforhold, f.eks. konflikter mellem medarbejdere og/eller ledere
2. B) sager omkring faglige organisationer eller fravær
3. C) overtrædelse af Timersoqatigiit Kattuffiat’ retningslinjer om indtagelse af alkohol og stoffer, medmindre der er risiko for, at en sådan overtrædelse kan føre til overtrædelse af sikkerhedslove, politikker osv.

Sidstnævnte forhold skal meddeles direkte til generalsekretæren.

Timersoqatigiit Kattuffiat har lavet en samarbejdsaftale med advokatfirmaet Arctic Law Greenland, og du kan via deres hjemmeside www.arcticlawgreenland.gl tilgå systemet og indberette online, hvor du anvender Timersoqatigiit Kattuffiat’ generelle login. Din henvendelse vil være anonym, og der vil ikke foregå elektroniske sporinger. Vi opfordrer dig til at oplyse en kontakt e-mail, således advokatkontoret eventuelt kan stille supplerende spørgsmål, men dette er ikke en forudsætning for, at du kan foretage en anmeldelse.

Systemet giver dig som indberetter mulighed for at være anonym, men du opfordres til at bruge navn, da det vil lette undersøgelsen af sagen betydeligt. Såfremt du vælger at være anonym, er det ikke muligt, hverken for administrator eller sagsbehandlere, at spore identiteten. Det er dog muligt at kommunikere med dig trods anonymitet, se under punktet om indberetning.

Timersoqatigiit Kattuffiat har forståelse for, at nogle personer nødig vil afsløre deres identitet, men vi opfordrer dig alligevel til at indberette med navn. Hvis du vælger at være anonym, vil advokatkontoret og whistleblower-komitéen kunne kontakte dig anonymt, hvis du oplyser en e-mailadresse.

Du skal dog være opmærksom på, at hvis du bruger Timersoqatigiit Kattuffiat-ejet it-udstyr eller internetforbindelse, så er det teoretisk muligt via den logning der sker i systemet at spore hvilken ip-adresse og/eller maskin-id anmeldelsen er sket fra.

For at vurdere, om der er hold i indberetningen, vil nedenstående oplysninger normalt være værdifulde:

• Indberetterens navn, tilknytning til GIF og kontaktdata
• Beskrivelse af den påståede overtrædelse, herunder navnene på de personer, som er involveret i overtrædelsen samt datoen og stedet, hvor overtrædelsen fandt sted
• Er der risiko for, at den mulige overtrædelse kan finde sted igen? – beskriv hvor og hvornår
• Er der andre personer i eller uden for Timersoqatigiit Kattuffiat, der kender til overtrædelsen eller forventes at kende til den, herunder om der er andre vidner?
• Om andre i organisationen er bekendt med og har forsøgt at skjule forholdet
• Eventuelle beviser eller dokumenter vedrørende den mulige overtrædelse kan vedlægges indberetningen
• Eventuelle andre oplysninger, som kan lette efterforskningen, vil blive påskønnet

Du bør så vidt muligt holde dig til faktum og undgå at spekulere og ytre meninger om det pågældende forhold.

8.1. Rette sagsbehandler

Når du har lavet din indberetning, videresender advokatkontoret indberetningen tillige med en indstilling til Timersoqatigiit Kattuffiat’ whistleblower-komité, som øjeblikkeligt undersøger sagen grundigt og tager de nødvendige skridt i henhold til gældende lov og Timersoqatigiit Kattuffiat’ politikker. Timersoqatigiit Kattuffiat’ whistleblower-komité består af:

 Generalsekretæren og

 et udpeget bestyrelsesmedlem

Sagen behandles som udgangspunkt af whistleblowerkomiteen, men der kan også være tilfælde, hvor sagen skal overdrages til anden sagsbehandler som skitseret neden for

derudover vil sagsbehandleren efter behov inddrage andre parter i proceduren, f.eks. sekretariatet, økonomi, it eller juridisk bistand afhængig af indberetningens karakter.

Enhver sådan kontakt er fortrolig, og de involverede personer må ikke videregive oplysninger, medmindre det er påkrævet ifølge lovgivningen, en domstolsafgørelse eller tilsvarende myndigheder.

Fælles for både sagsbehandleren og andre parter, der inddrages i sagen, er, at den pågældende skal vurdere om vedkommende er habil til at behandle sagen. Denne vurdering foretages ud fra almindelige habilitetskriterier. Hvis sagsbehandleren ikke er habil, overdrages sagen til Generalsekretæren eller bestyrelsesformanden. Såfremt andre parter, f.eks. medarbejdere i organisationen er inhabile, overdrages sagen så vidt muligt til en anden medarbejder.

Whistleblower-komiteen kan til enhver tid inddrage en ekstern advokat til rådgivning, herunder i spørgsmål om, hvem der skal behandle sagen.

Arctic Law Greenland ApS vurderer indledningsvist, om der er hold i indberetningen og indstiller til eventuelle handlinger, som betragtes som passende med henblik på at undersøge, om der skal foretages en undersøgelse.

Arctic Law Greenland ApS vil i den forbindelse bl.a. vurdere om:

1. Forseelsen falder ind under de forhold, der kan indberettes og undersøges i whistleblower-systemet
2. Den indberettede er ansat hos Timersoqatigiit Kattuffiat, medlemmer af bestyrelsen, ekstern leverandør, konsulent eller andre personer med tilknytning til Timersoqatigiit Kattuffiat, og om
3. Indberetningen hidrører fra en person med tilknytning til Timersoqatigiit Kattuffiat

Såfremt indberetningen ikke opfylder disse kriterier, slettes indberetningen, og indberetteren henvises til at indberette gennem sædvanlige kanaler, medmindre indberetteren har fravalgt kommunikation.

Inden indberetningen slettes, vurderer Arctic Law Greenland ApS sammen med whistleblower-komitéen i øvrigt, om der er tale om alvorlige forseelser, der betyder, at oplysningerne skal videregives til politiet, og/eller, såfremt det er relevant for Timersoqatigiit Kattuffiat, kræver yderligere intern undersøgelse.

Arctic Law Greenland ApS vurderer indledningsvist, om sagen kan afvises som åbenbar grundløs. Hvis indberetningen ikke umiddelbart kan afvises, er den ikke åbenbar grundløs.

Hvis indberetningen ikke er åbenbar grundløs, igangsættes en egentlig undersøgelse af det indberettede forhold. I den forbindelse kan relevante parter blive inddraget, f.eks. Hr/arbejdsmiljø, økonomi og nødvendig juridisk bistand.

Hvis relevant, vil tekniske og digitale beviser blive sikret.

Der kan også gennemføres interviews af medarbejdere mv. Samt udtalelser fra den/de, indberetningen vedrører. Interviews vil i hovedreglen først blive gennemført, når eventuelle beviser er sikret og vil blive optaget eller ført til referat.

På baggrund af undersøgelsen vil der blive udarbejdet en undersøgelsesrapport, som konkluderer, hvorvidt der er bevis for, at der har fundet uregelmæssigheder sted.

Sagsbehandlerne vurderer herefter de mulige konsekvenser af indberetningen. Konsekvenserne kan f.eks. Være:

• Afvisning af sagen
• Tjenestelig samtale
• Disciplinære sanktioner
• Afskedigelse
• Bortvisning
• Politianmeldelse
• Anmeldelse til andre myndigheder

Udførelsen af de enkelte sanktioner vil ske under inddragelse af relevante ledelsespersoner i organisationen.

Hvis der indledes en disciplinærsag, er han/hun berettiget til at appellere den sag i henhold til eksisterende lokale klage- og appelprocedurer herunder også ved inddragelse af relevant faglig organisation samt naturligvis ved domstolene.

Timersoqatigiit Kattuffiat tolererer ikke nogen form for gengældelse mod – eller straf af – personer, som i god tro indberetter eller hjælper Timersoqatigiit Kattuffiat med at undersøge overtrædelser i henhold til whistleblower-politikken. Timersoqatigiit Kattuffiat tillader således ikke reprimander, repressalier, ændring af arbejdsopgaver, ændring af medarbejdergoder, ændring af rapporteringskrav, ødelæggelse af indberetterens karrieremuligheder eller omdømme, trusler om at gøre noget af ovenstående, eller bevidste undladelser, som kan skade indberetteren. Personer, som bevidst og i ond tro laver en falsk indberetning mod en anden person, beskyttes ikke af whistleblower-politikken. Personer, som i ond tro laver en indberetning, kan blive gjort til genstand for civilretlige, strafferetlige og administrative sanktioner samt disciplinære sanktioner, herunder ophævelse af ansættelsesforholdet.

Uanset om Timersoqatigiit Kattuffiat er bekendt med indberetterens navn eller ej, vil dette ikke uden samtykke fra pågældende blive afsløret over for den, indberetningen vedrører med mindre dette sker i forbindelse med en civil eller kriminal sag.

11.1 når sagen er indberettet

Whistleblowerkomiteen orienteres, når der er indberettet en sag i whistleblower-systemet, medmindre indberetningen vedrører medlemmer af komiteen – i disse tilfælde vil formanden i stedet blive orienteret, såfremt sagen ikke er vurderet åbenbar grundløs.

Der orienteres i samme forbindelse, om sagen er vurderet åbenbar grundløs, eller om der er grundlag for yderligere undersøgelse.

Hvis sagen vurderes som åbenbar grundløs, orienteres den indberettede om sagen.

Den person, indberetningen vedrører, vil få tilsendt forskellige oplysninger om de mistanker, der er blevet indberettet. Disse omfatter oplysninger om:

1. A) den adfærd han/hun mistænkes for at have udvist,
2. B) de afdelinger i Timersoqatigiit Kattuffiat, som eventuelt vil modtage indberetningen,
3. C) hvordan han/hun skal benytte sig af sin ret til at gøre sig bekendt med indberetningen og ret til at tage til genmæle og
4. D) hvilke rettigheder han/hun har.

Oplysningerne sendes så hurtigt som muligt og normalt senest 10 dage efter, at de er blevet indhentet. Hvis der er risiko for, at sådanne oplysninger vil gøre det vanskeligt at undersøge mistanken effektivt eller fremskaffe de nødvendige beviser, udskydes afsendelsen af oplysningerne, så længe denne risiko eksisterer.

Hvis indberetningen indeholder oplysninger om andre identificerbare personer, end den person indberetningen vedrører, vil disse personer blive orienteret om dette, som beskrevet ovenfor. En sådan underretning omfatter ikke oplysninger om den person, indberetningen vedrører.

Når der er udarbejdet en undersøgelsesrapport, orienteres de involverede personer, samt bestyrelsesformanden om resultatet af undersøgelsen.

Derudover kan det være nødvendigt at informere tredjemand om mistanken og undersøgelsen, såsom kontraktpartnere, retshåndhævende myndigheder eller regulerende myndigheder, dog kun i henhold til gældende lov.

Medmindre indberetteren har indberettet anonymt, og har valgt ikke at kommunikere med whistleblower-komiteen, vil indberetteren blive informeret om, at indberetningen er modtaget, og at undersøgelsen er afsluttet. Indberetteren skal være opmærksom på, at alt afhængig af de faktiske forhold og lovmæssige krav, vil indberetteren muligvis ikke kunne få indsigt i detaljer eller modtage oplysninger om resultatet af den udførte undersøgelse.

De personer, som indberetningen vedrører, og indberetteren, har ret til indsigt i de oplysninger, der er registreret om dem, så dataene kan blive undersøgt og rettet, hvis det kan dokumenteres, at de er fejlagtige, unøjagtige, ufuldstændige eller forældede.

Når og hvis anmodning om indsigt imødekommes, vil den registrerede person blive underrettet om:

A) de data, der behandles

B) formålet med behandlingen

C) kategorierne af modtagere af data, og

D) enhver tilgængelig oplysning vedrørende kilden til dataene

Retten til indsigt gælder imidlertid ikke, hvis personens interesse i at få udleveret disse oplysninger må vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser eller til sagens opklaring.

Den anmeldte medarbejder har ret til at anmode om, at der på sagen gøres bemærkning om, at der er oplysninger, som den indberettede medarbejder mener er unøjagtige, ufuldstændige, tvetydige eller forældede.

Alle indberetninger opbevares forsvarligt, og det er kun muligt for relevante personer at tilgå rapporterne. Elektroniske oplysninger er beskyttet med passwords, antivirus og firewall. Manuelle oplysninger opbevares aflåst.

Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den indberettede medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om medarbejderen, skal sagsbehandleren sørge for, at oplysningerne opbevares i den pågældendes personalemappe.

De personoplysninger, som behandles i henhold til whistleblower-politikken, gemmes så længe, det er nødvendigt af hensyn til undersøgelsen af indberetningen og det videre forløb.

Hvis resultatet af undersøgelsen er, at der ikke er noget bevis for, at der har fundet uregelmæssigheder sted, slettes personoplysningerne umiddelbart og normalt senest to måneder efter, at undersøgelsen er afsluttet, dog således, at oplysningerne, hvis relevant, forinden er sendt til Timersoqatigiit Kattuffiat.

Hvis der er fundet bevis for, at der har fundet uregelmæssigheder sted, gælder forskellige tidsfrister for igangsættelsen af retssager eller indførelsen af disciplinære sanktioner mod den anklagede, eller – hvis indberetningen er lavet i ond tro – mod indberetteren.

Personoplysninger kan beholdes, hvis de anonymiseres.

Hvis du har spørgsmål til denne whistleblower-politik, kan du kontakte et medlem af Timersoqatigiit Kattuffiat’ whistleblower-komité.