Regnskabsmateriale registreres løbende og gemmes til registreringen senere,. Hvis ikke, så mister man let overblikket over de økonomiske dispositioner.

Sørg derfor for …

• løbende at registrere indtægter og udgifter.
• at lade kassereren fremlægge en økonomisk oversigt på bare 10 minutter på hvert bestyrelsesmøde.
• at bestyrelsen bliver orienteret om begivenheder, der får regnskabet til at skride i forhold til budgettet.

Ud over de enkelte posteringer er det vigtigt at overveje, hvad der skal til for, at regnskabet giver et retvisende billede af årets resultat samt den økonomiske stilling på årsafslutningsdagen.

I resultatopgørelsen drejer det sig om periodisering af indtægter og udgifter:

• Er der kommet udgifter i det nye år, som vedrører det gamle og omvendt?
• Hvor stor en portion af kontingentindtægterne vedrører det gamle og det nye år?

I balanceposterne (aktiver og gæld) er det vigtigt, at så meget som muligt afstemmes med eksterne bilag:

• Stemmer bankbeholdningen med kontoudtog fra banken?
• Er kassebeholdningen fysisk til stede?
• Stemmer eventuelle lån til byggeri og større investeringer med oversigten fra långiver?
• Er beløbet på tilgodehavende kontingent korrekt? Forventes alle pengene at blive indbetalt i det nye regnskabsår?

Har foreningen gjort sig disse overvejelser og forholdt sig derefter, kan I med god samvittighed sige, at årsregnskabet giver et retvisende billede.

De fleste foreninger modtager tilskud fra kommunen. Bestemmelserne fortæller, at foreningen skal aflægge regnskab for de kommunale tilskud, og at regnskabet skal dokumentere, at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med loven.

Foreningen skal sørge for, at der er genkendelighed mellem foreningens eget regnskab og det materiale, der sendes til kommunen. I praksis indsender foreningerne da også deres almindelige årsregnskab.

Et særligt tilskudsregnskab behøver ikke nødvendigvis at have samme regnskabsår som foreningens eget regnskab. 

Kasseren bør forelægge bestyrelsen årsregnskabet i god tid inden generalforsamlingen. Bestyrelsen skal ikke godkende regnskabet, men kende resultatet. Det er kassererens ansvar at udarbejde regnskabet, sørge for at det er revideret af de folkevalgte revisorer inden generalforsamlingen.

På generalforsamlingen bliver resultatopgørelse og balance gennemgået for medlemmerne. Det er typisk kassereren, der står for det, men det sker på bestyrelsens vegne, og det er bestyrelsen, der har ansvaret for at det aflægges. Hvis der er store afvigelser – i forhold til et budget eller tidligere regnskaber – bør disse forklares. Herefter er det generalforsamlingen, der godkender årsregnskabet.

Alle medlemmer har ret til indsigt i foreningens årsregnskab og kan til enhver tid kræve en kopi. Bestyrelsen skal kende resultatet inden generalforsamlingen, men det er generalforsamlingen, som godkender regnskabet.

Vedtager bestyrelsen budgetter? Så er budgetterne bestyrelsens interne redskab, som medlemmer ikke har krav på at se.

Vedtager generalforsamlingen budgetter? Så har medlemmerne krav på at se dem.

Referater er bestyrelsens interne arbejdsredskab, som medlemmerne ikke har krav på at se. Mange foreninger vælger dog frivilligt at offentliggøre referater på hjemmesiden.