Opgavebeskrivelser, drejebøger og eventmanualer gør det nemmere at uddelegere opgaver til flere i foreningen. Når en bestyrelse vil i gang med at fordele opgaver på flere hænder og hoveder, starter processen typisk med at finde ud af, hvad den enkelte opgave består i.
Giv opgaven en titel (gerne et udvalg eller arbejdsgruppe) og tænk hele vejen rundt:
De fleste bestyrelser finder ud af, at det er en meget givende proces og hele forudsætningen for at kunne uddelegere. Typisk er det ganske få, måske ikke engang hele bestyrelsen, der har et overblik over alle opgaver og deres omfang. Har I ikke det, bliver det mere end svært at uddelegere.
Start med en enkel event, der er nem at beskrive (en stævne, sæsonstarten eller træningsplan). Skriv opgaverne sammen i en arrangementsmanual, som beskriver hvem, der har ansvar for hvad, hvornår. Når I har manualer for flere aktiviteter hen over året, kan de stykkes sammen og indgå i et årshjul.
Det er oplagt, at du skal kunne forklare opgavens omfang og indhold for at få andre til at bide på eller hoppe af krogen. Din beskrivelse kan måske endda medvirke til at afdramatisere opgaven og skabe forståelse for hvilken indsats, den kræver. Og det bliver meget nemmere for ham eller hende, der er interesseret i opgaven, at stille relevante spørgsmål. Det kunne for eksempel være
Opgaver bliver tydeligere beskrevet, og frivillige kender deres rolle, når foreningen laver et årshjul. Den forening, der lavet et årshjul, kan mærke en lettelse i arbejdet. Konkret har det langstrakte arbejde med at lave et årshjul gjort hverdagens arbejde nemmere.
“Det gør årshjulet til et godt, fremadrettet redskab for en forening. Det sikrer, at alle får en ensartet besked om opgaverne. GIF giver et eksempel fra foreningen kan gribe opgavebeskrivelserne an på:
På den måde kan en ny frivillig få et ark papir, der tydeligt definerer, hvilke opgaver vedkommende har, og hvilke forventninger bestyrelsen har til personen i den rolle.
En gevinst ved årshjulets konkrete beskrivelser er også et stærkere fokus på at fordele opgaverne væk fra formandens bord. Typisk ender mange formænd med at påtage sig opgaver, andre ikke vil lave. Fordi opgaven nu engang skal klares.
Flere og flere foreninger har grebet idéen om et årshjul. Derfor finder GIF det vigtigt at sørge for at dele de gode erfaringer og de gode historier med de øvrige specialforbund eller foreninger.
Modtag relevante nyheder fra GIF direkte i din indbakke
Grønlands Idrætsforbund • Issortarfimmut 8 st. tv. Postboks 84, 3900 Nuuk, Greenland • (+299) 34 81 50 • gif@gif.gl
