Corona-pandemien har fået mængden af onlinemøder til at vokse med ekspresfart. Her skitserer vi nogle muligheder for foreninger, når det kommer til afholdelse af møder online.
Siden corona-pandemien i marts 2020 farvede verdenskortet rødt, er mange blevet vant til at holde online-møder – ikke kun i løbet af arbejdsdagen. En del foreninger har også brugt online-muligheden til møder. Og erfaringen viser, at bestyrelsesmøder, generalforsamling og medlemsmøder lige såvel som arbejdsmøder kan foregå digitalt.
Her er en nogle IT-systemer, der gør bestyrelsesarbejdet nemmere. Find for eksempel et årshjul, der giver jer overblik over opgaverne og et hjemmesidesystem specielt udviklet til foreninger. Med digitale værktøjer kan I gøre hverdagen i foreningen nemmere. Her er nogle systemer, som GIF anbefaler eller samarbejder med.
Overvej, hvem der skal være mødeleder. Kan opgaven gå på skift mellem 2 eller 3 eller alle?
Den gode mødeleder …
Et godt møde slutter med et præcist referat, så det er klart for alle – både deltagerne og dem, der var forhindret i at møde op, hvad I har aftalt.
Referatet er mødets vigtigste informationskilde.
Et godt referat sikrer, at I husker, hvad I har besluttet og at ingen – hverken mødets deltagere, de, der har meldt afbud og eventuelt andre – er i tvivl om, hvad der er aftalt.
Referater er særligt vigtige ved møder, hvor der er mange deltagere. Når der er mange personer involveret, bliver der ofte lavet mange aftaler
Referatet bør fremsendes, når informationerne er mest aktuelle og interessante, det vil sige umiddelbart efter mødet. Så sæt eventuelt en deadline for referatet.
Der kan være en generel frist for, hvor længe der må gå efter et møde, og har man sådan en frist, kan den skrives i forretningsordenen og dermed være mere officiel og bindende.
Referatet sendes til bestyrelsen, eventuelt også suppleanter og instruktører. Nogle vælger også at offentliggøre referater på foreningens hjemmeside, så beslutninger er tilgængelige for alle.
Modtag relevante nyheder fra GIF direkte i din indbakke
Grønlands Idrætsforbund • Issortarfimmut 8 st. tv. Postboks 84, 3900 Nuuk, Greenland • (+299) 34 81 50 • gif@gif.gl
