TJEKLISTE TIL DEN NYE KASSERER
Bliv klogere på, hvad kassererens opgaver og ansvar er. Og på hvad der er særlig vigtigt at huske, når man introducerer en ny kasserer i foreningen.
Overdragelse
Når foreningen får ny kasserer, skal opgaverne overdrages på bedste vis. Det kan bestyrelsen og/eller den afgående kasserer eks. gøre ved at hjælpe den nye godt i gang med opgaverne over en kop kaffe på et overdragelsesmøde.
En del af overdragelsen er at give medlemmer og samarbejdspartnere besked om, at en ny kasserer har overtaget posten. En anden vigtig del er at gennemgå årets vigtigste terminer med den nye kasserer.
Start med navne- og adresseændringer hos flg.
- Foreningen: Opdatér hjemmeside, foldere, maillister m.v. Er I en klub eller afdeling i et flerstrenget idrætsforening, skal I også huske at underrette hovedbestyrelsen og øvrige afdelinger.
- Kommunen: Ændring af kontaktoplysninger kan typisk ske i det IT-system, kommunen anvender til at registrere foreningens kontaktoplysninger eller hos en medarbejder i Kultur og Fritid.
- De idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af, skal have besked. Det kan være GIF’s specialforbund. I GIF kan specialforbund og foreninger (uden specialforbund), selv rette oplysningerne i Medlemsregistrering (gif.gl).” Typisk har formanden modtaget de login-oplysninger, der kræves.
- Banken: Formanden og/eller bestyrelsen skal skrive under på ændringen, for at kassereren kan få adgang til at benytte foreningens konti.
- Erhvervstyrelsen har tildelt foreningen et cvr-nummer. Foreningen skal selv rette oplysningerne, hvis kasserens navn er oplyst i virk.dk.
- Lokale samarbejdspartnere: Skoler, lokale leverandører, sponsorer m. fl.
Årets gang
Den nye kasserer skal som andre nye bestyrelsesmedlemmer introduceres til årets gang i foreningen, foreningskalenderen eller årshjulet.
Det er helt nødvendigt, at kassereren får sat terminer for diverse indberetninger og betalinger i sin kalender. Flg. terminer er værd at huske:
- Ved sæsonstart skal nye medlemmer registreres, og – hvis ikke allerede det foregår automatisk – skal kontingenter opkræves. Det foregår typisk digitalt, ved at medlemmerne opdaterer deres profil og samtidig betaler kontingent for den ny sæson.
- Husk også kommunens skæringsdatoer for indberetning af medlemstal og udgifter, som kan udløse aktivitets-, kursus- og lokaletilskud.
- Hvis foreningen har indberetning af skat, skal frister herfor også i kalenderen.
- Foreningens skal indhente børneattester, og en gang om årets skal foreningen indgive en erklæring til kommunen og GIF, om at det er sket. Det er ikke nødvendigvis kassererens opgave, men det er en forudsætning for at opnå kommunale tilskud og i visse tilfælde også til sponsoransøgninger.
Regnskabets time
De fleste foreningers regnskabsår følger kalenderåret. Hvis ikke, vil det fremgå af foreningens vedtægter. Når året er slut, skal kassereren gøre regnskabet op.
Inden generalforsamlingen skal foreningens revisor kontrollere og underskrive regnskabet. Derefter skal kassereren gøre regnskabet klar til fremlæggelse på årets generalforsamling.
Kommunen skal også have et regnskab over de kommunale tilskud, foreningen har modtaget og deres anvendelse.
Fra årsafslutning til færdigt regnskab
5 trin: Sådan gør du årsregnskabet færdigt og klar til generalforsamling.
For nogle er et nyt år forbundet med tømmermænd efter nytårsfest, raketter og champagne. For regnskabsfolk skulle årets afslutning helst ikke byde på hovedpine, selv om regnskabsafslutningen og opgaven med at gøre regnskabet klart til generalforsamlingen venter lige om hjørnet.
Her får du en opskrift på at komme godt videre fra årsafslutning til et regnskab klart til fremlæggelse.
Når alle bilag er konteret
Forudsætningen for at komme godt fra land med regnskabsafslutningen er, at alle bilag er konteret løbende igennem regnskabsåret. Er det ikke sket, kan det give tømmermænd, indtil alle bilag er konteret.
Alle konti, der vedrører dels aktiver og passiver, dels resultatopgørelsen skal kigges igennem og afstemmes. Det skal tjekkes, om alt det, der skal periodiseres, er med, og afskrivninger skal gennemgås og beregnes.
Her uddybes hele forløbet i 5 trin fra regnskabsafslutning frem til generalforsamlingen:
Trin 1. Afstemning
Et regnskab skal altid stemme – totalt set, og det gør det når
- aktiver (værdier) og passiver (gæld og egenkapital) er lige store
- indtægts- og udgiftkonti er gennemset og eventuelle bogføringsfejl er rettet
Alle konti under aktiver og passiver skal afstemmes. Aktiver er for eksempel kassebeholdning, indestående på bankkonti og tilgodehavende hos medlemmer, annoncører eller sponsorer.
Der er tale om passiver, når en forening har optaget lån. Det kunne være til fitnessudstyr eller nye faciliteter. Det kan også være, at regningen for trykning af klubbladet først kommer i januar, så foreningen skylder trykkeriet. Eller det kan være en udgift til sportstøj, som foreningen først skal betale i januar.
Under passiverne er der en afstemningspost. Det er egenkapitalen. Den opgøres således:
Egenkapital pr. 31.12. 2020
Overskud pr. 31.12. 2021
Egenkapital pr. 31.12.2020
Alle konti i resultatopgørelsen skal kigges igennem.
Hvis regnskabet ikke stemmer, så må man finde ud af hvorfor.
Hvis den bogførte saldo på bankkontoen ikke stemmer med bankens saldo, kan det være bilag, som ikke er nået frem til banken, for eksempel et deltagergebyr, som er bogført en af de sidste dage i december, men først lander på bankkontoen 2. januar.
Trin 2. Afskrivninger
Hvis foreningen har købt større ting, der skal bruges i mange år, skal beløbet afskrives. Bestyrelsen kan beslutte om købet skal:
- Udgiftsføres i købsåret
- Bogføres som en værdi (aktiveres) og afskrives over en årrække
Når man foretager et større indkøb, skal foreningen i år ét beslutte, hvad man vil gøre. Hvis der er tale om et tidligere køb, er det vigtigt at vide, hvad man har gjort de foregående år og fortsætte samme praksis.
Hvis bestyrelsen vælger den sidste løsning, skal afskrivningsperioden fastsættes – typisk ud fra den forventede leve- eller brugstid på investeringen.
Trin 3. Regnskabsopstilling
Når kasserer eller bogholder er færdig med at bogføre og stemme af, skal regnskabet stilles op og præsenteres i den form, som skal fremlægges på generalforsamlingen. Det regnskab, medlemmerne får at se, indeholder typisk færre linjer end det, bestyrelsen bruger i hverdagen.
Generalforsamlingen har brug for de overordnede tal, og deltagerne kan spørge til detaljer, hvis der er interesse for det. Men for mange detaljer kan gøre, at tingene bliver tunge og svære at gennemskue for generalforsamlingen.
Lav en daglig bogføring, som I kan styre efter i hverdagen, og præsentér regnskabet i hovedtal på generalforsamlingen. Men lad være med at slå mere sammen end, at regnskabet viser det, det skal vise.
Trin 4. Krav fra eksterne parter
Årsregnskabet er ikke et internt dokument, som kun medlemmerne skal kunne læse. Eksterne samarbejdspartnere er også interesserede i at kigge med, og nogle kan sågar stille krav. For eksempel har kommunen krav om, at foreninger skal indsende et tilskudsregnskab, og derfor kan det være smart, at tilskuddene fremgår af årsregnskabet. Så undgår foreningen at skulle udarbejde et særligt tilskudsregnskab.
Interessenter, der stiller krav til foreningens årsregnskab kan være:
- Medlemmer/generalforsamling
- Kommune
- SKAT
- Fonde/sponsorer
Trin 5. Revision
Foreningens revisor er medlemmernes garant for, at regnskabet er rigtigt og revisoren er også deres ”vagthund,” dvs. den, der tjekker om bestyrelsen forvalter foreningens penge på en ordentlig måde.
Så når revisor får regnskabet til godkendelse, skal vedkommende i princippet have adgang til alle de oplysninger, han eller hun beder om vedrørende foreningen og foreningens drift.
Revisor kan også efterspørge:
- Budget for regnskabsåret
- Referater fra bestyrelsesmøder
- Forretningsorden
Kassereren skal være klar til at svare på revisorens spørgsmål og vide, hvor materialet kan findes.
Når revisor har gennemgået regnskabet, kan han/hun:
- underskrive uden bemærkninger
- skrive bemærkninger om fejl, mangler eller uenigheder og så underskrive regnskabet. Det betyder, at revisionen har godkendt regnskabet, men gjort opmærksom på, at der er forhold, som skal forbedres.
- tage forbehold for hele eller dele af regnskabet. Forbehold skal beskrives. Det indebærer, at der er dele af regnskabet, som revisor ikke kan tage ansvar for, og som derfor ikke er omfattet af revisors godkendelse.
- undlade at underskrive regnskabet.
Hvis revisoren ikke kan underskrive regnskabet, afhænger det, der så skal ske, af årsagen til det. Regnskabet kan også være så fejlbehæftet, at revisoren ikke kan sige god for det.
