Få gode råd til hvordan foreningen kan kommunikere bedst, hvis der opstår en krise eller der sker en ulykke.
Hvis I oplever en krise i foreningen, som f.eks. et trafikuheld, hjertestop, bedrageri, madforgiftninger eller andet alvorligt, så følg denne guide, som kan hjælpe jer med krisekommunikation, f.eks. i forhold til internt i foreningen, eventuelle pårørende, medlemmer og ikke mindst pressen.
Det er vigtigt at foreningen kommunikerer troværdigt, ærligt, åbent og hurtigt, hvis der opstår en krise.
Det vigtigste hvis der opstår en krise, er altid at hjælpe de berørte/dem der er kommet til skade. Alt efter krisens omfang skal I ringe til 112 og kontakte de pårørende.
Hvis der opstår en krise, skal I huske, at der også er en kommunikationsopgave. Og det gælder overfor de berørte, pårørende, resten af foreningen og pressen og omverdenen.
Foreningen bør have en person, der er ansvarlig ved eventuelle kriser. Det kan være foreningens formand eller et medlem af bestyrelsen.
Foreningen skal sørge for, at alle trænere, holdledere, ansvarlige ved stævner og andre relevante frivillige er klar over, hvem de skal komme i kontakt med i foreningen, hvis der opstår en krise.
I bør vælge en talsperson, som kan udtale sig til pressen, og have styr på hvem der f.eks. informerer holdkammerater og pårørende.
Det er som regel formanden eller et medlem af bestyrelsen, som er talsperson.
Men der kan også være situationer, hvor det kan være en god ide at have en anden talsperson. F.eks. ved stævner, hvor ansvaret ligger hos andre end bestyrelsen, eller hvis uheldet sker i forbindelse med foreningens aktiviteter, mens foreningens ledere ikke er til stede.
Når talspersonen kommunikerer:
Ved nogle kriser kan I henvise til politiet eller andre myndigheder.
Hvis forening har en hjemmeside eller eksempelvis har en Facebookside, så kan I bruge det som en kommunikationskanal. I kan i et opslag fortælle, hvad der er sket, hvordan foreningen har håndteret hændelsen, og hvad der skal ske.
Vær opmærksom på, at sådan et opslag også kan rejse spørgsmål. Skriv en kontaktperson i foreningen og et telefonnummer, for yderligere oplysninger.
Hvis I laver opslag på Facebook, bør I også holder øje med Facebook og være klar til at svare på spørgsmål der.
I nogle tilfælde er det muligt at spotte en krise, før den opstår. Måske har I hørt om utilfredshed i en forældregruppe. Eller der er flere medlemmer der kritiserer faciliteterne eller ledelsen. Tag hånd om det, så krisen ikke bryder ud.
I kan forebygge kriser ved at have en tæt dialog mellem foreningens bestyrelse, trænere, holdledere eller stævneansvarlige. Følg med i hvad der bliver skrevet i medierne og de sociale medier, og vær opmærksom på hvad medlemmer og deltagere taler om.
Det er en god ide at evaluere hvordan I har håndteret krisen, når det er overstået. Inviter til et møde for at tale om, hvad der gik godt, og hvad der gik skævt. Hvordan tog I jer af de berørte, og hvordan gik det med pressen og de sociale medier?
Spørg jer selv, om der er noget I kan lære af og gøre bedre, hvis en krise opstår igen.
Til talspersonen:
Modtag relevante nyheder fra GIF direkte i din indbakke
Grønlands Idrætsforbund • Issortarfimmut 8 st. tv. Postboks 84, 3900 Nuuk, Greenland • (+299) 34 81 50 • gif@gif.gl
